Офисные задачи в Outlook 2002

         

Создание учетной записи


Выберите из меню Сервис (Tools) команду Учетные записи (Accounts). В появившемся окне (рис. 15.1) выберите вкладку Новости (News).

Затем нажмите кнопку Добавить (Add). Из появившегося меню выберите команду Новости (News). Загрузится новое окно — Мастер подключения к

Интернету. Для начала требуется ввести ваше имя и фамилию. Вы можете вводить как кириллицей, так и латиницей. Но все же латиница рекомендована. Например, если ваше имя Иван Петров, то в транслите оно будет таким: Ivan Petrov. Нажмите кнопку Далее (Next) для продолжения. В следующей форме вам предлагается ввести ваш адрес e-mail. Далее вам пред-

стоит ввести адрес сервера новостей, а также указать некоторые параметры (рис. 15.2).



Рис. 15.1. Окно Учетной записи в Интернете, вкладка Новости

Рис. 15.2. Окно Мастер подключения к Интернету

В поле Сервер новостей (NNTP) (News (NNTP) server) требуется ввести адрес сервера новостей. Некоторые интернет-провайдеры требуют авторизации для доступа к серверу новостей. Поэтому, если у вас есть логин и пароль для доступа к серверу, установите флажок Требуется вход на сервер новостей (My news server requires me to log on). Для продолжения нажмите кнопку Далее (Next).

В следующем окне вам будет предложено запомнить настройки. Нажмите кнопку Готово (Finish) для продолжения.

Настройка

В окне (см. рис. 15.1) появилась новая строка— news.demos.su. Нажмите кнопку Свойства (Properties) для указания дополнительных параметров. Появится новое окно (рис. 15.3).

Рис. 15.3. Окно свойств сервера новостей

Во вкладке Общие (General) вы можете изменить имя (не адрес) сервера. Например, сервер новостей. В графе Сведения о пользователе (User Information) вы имеете возможность изменить свои данные:

Имя (Name) — имя пользователя. Например, Vasya Pupkin. В принципе вы не обязаны указывать ваше полное имя.
Организация (Organization). Вы можете указать название компании, в которой вы работаете.
Электронная почта (E-mail address) — вы можете изменить адрес e-mail. Например, при создании нового почтового ящика.
Обратный адрес (Reply address) — адрес для ответа. Например, у вас есть два адреса e-mail. Один — основной, для деловой корреспонденции, а другой — для знакомых из чатов, форумов и т. д. Здесь стоит указать именно его.
Установив флажок Использовать эту запись при проверке новых сообщений (Include this account when checking for new messages), проверка новых сообщений будет осуществляться автоматически при проверке почтовых ящиков.

На вкладке Сервер (Server) вы можете изменить адрес сервера, а также указать имя пользователя и пароль для доступа, если требуется.

На вкладке Подключение (Connections) вы можете указать соединение, используемое для данной учетной записи. Для этого установите флажок Подключаться, используя (Always connect using this account) и из раскрывающегося меню выберите соединение.

На вкладке Дополнительно (Advanced) (рис. 15.4) вы можете указать дополнительные параметры соединения с сервером новостей.

Рис. 15.4. Окно Свойства, вкладка Дополнительно

Если соединение с сервером новостей происходит по нестандартному порту, вы можете указать его в специальной форме. Для возвращения к настройкам по умолчанию нажмите кнопку По умолчанию (Use Default). Некоторые серверы новостей поддерживают работу только в защищенном режиме. Microsoft Outlook Express обладает возможностью работы с ними. Для этого установите флажок перед Подключаться через безопасное соединение (SSL) (This server requires a secure connection (SSL)). Многие news-серверы достаточно медленны в работе. Поэтому вы имеете возможность установить тайм-аут работы с сервером — от 30 секунд до 5 минут.

Здесь же можно указать параметры публикации сообщений. Например, разбивать большие сообщения на части или посылать сообщения в формате Plain Text (просто текст).

Для сохранения настроек нажмите кнопку Применить (Apply), а затем кнопку ОК. В списке папок появилась новая — news.demos.su. Выберите ее.

Рис. 15.5. Диалоговое окно Outlook Express

Появится диалоговое окно (рис. 15.5), в котором вам сообщают о том, что вы не подписаны на получение групп новостей. Предлагается просмотреть список доступных news-групп. Для этого нажмите кнопку Да (Yes). Если вы хотите сделать это позднее, нажмите кнопку Нет (No).

Появляется новое окно (рис. 15.6).

Рис. 15.6. Окно Загрузка групп новостей из...

В нем выводится информация о текущем состоянии соединения. Например, в окне, изображенном на рис. 15.6, говорится о том, что соединение с сервером установлено. Стоит заметить, что на популярных news-серверах существует огромное количество групп новостей. Соответственно при невысокой скорости соединения с Интернетом загрузка даже их названий может занять достаточно много времени.

Через несколько минут вы сможете просмотреть список доступных групп новостей. Он представлен в очень удобной форме - по алфавиту. На рис. 15.7 представлено окно со списком news-групп.

Рис. 15.7. Окно Подписка на группу новостей

Выбрать группу новостей вам поможет ее название. Например, fido7.hip-hop. mp3 — группа новостей, принадлежащая к российскому сегменту Фидо (об этом говорит цифра 7), здесь собираются люди, интересующиеся хип-хоп-композициями в формате МРЗ. В связи с тем, что количество групп новостей огромно, не удобно искать группу вручную. Поэтому была придумана специальная форма поиска. Она располагается вверху окна, под словами Отобразить группы новостей, содержащие (Display newsgroups which contain). В ней вы можете ввести параметры поиска. Например, auto. Через несколько секунд из списка будут удалены (временно) группы новостей, названия которых не содержат auto.

Некоторые серверы позволяют загружать не только названия групп новостей, но и их описания. Если news-сервер, с которым вы работаете, поддерживает данную функцию, то вы можете искать ключевые слова и в поле Описание (Description).

Выберите группу или группы новостей, которые вам интересны и нажмите кнопку Подписаться (Subscribe). Группа(ы) будет помечена специальным значком

Чтобы посмотреть на группы новостей, на которые вы подписаны, выберите вкладку Выписанные (Subscribed). Там представлен список в алфавитном порядке. Нажмите кнопку ОК для продолжения.

Нажмите кнопку Синхронизировать учетную запись (Synchronize) для приема сообщений, имеющихся в выбранных группах новостей. В новом окне (рис. 15.8) вы сможете просмотреть информацию о загрузке сообщений.

Рис. 15.8. Загрузка сообщений

В связи с тем, что на сервере хранится достаточно большое количество сообщений, их загрузка может занять довольно-таки долгое время. Поэтому Outlook Express имеет два режима работы с группами новостей. В первом -программа загружает только заголовки сообщений, а сами сообщения загружаются по мере обращения. Второй способ — загружать все (или все новые). На это требуется больше времени. Первый режим работы удобен прежде всего тем, кто платит за трафик. Соответственно нет нужды загружать то, что не нужно. Второй же преимущественен для пользователей, платящих за время соединения с Интернетом -- dial-up пользователи. Получается, в независимости от количества загруженных мегабайт, пользователь платит за время, проведенное во Всемирной паутине.

Выбрать режим загрузки можно при помощи кнопки Параметры (Settings). Сначала выберите группы новостей, а затем нажмите кнопку Параметры (Settings). Вы сможете выбрать:

Не синхронизировать (Don't Synchronize). Выбрав данную команду, обновление сообщений в группе не будет производиться даже при общей команде синхронизации.
Все сообщения (All messages). Все сообщения с сервера будут загружаться всегда.
Только новые сообщения (New messages only). Только сообщения, которых нет у вас на компьютере, будут загружаться.
Только заголовки (Headers only). В данном режиме сами сообщения загружаться не будут. Правда при выборе сообщения из списка, его содержимое будет скачиваться автоматически (необходимо иметь постоянное соединение с Интернетом).
Через некоторое время сообщения будут загружены. Появилось несколько новых папок в newsgroups. Их количество зависит от количества подписанных групп.

Чтение сообщений


При помощи мыши выберите заинтересовавшую вас группу новостей. В правом окне загрузится список сообщений (рис. 15.9)

Рис. 15.9. Окно Outlook Express, просмотр сообщений из групп новостей

Просмотр, чтение сообщений аналогично просмотру электронных писем. Итак, непрочитанные сообщения выделены жирным шрифтом. В связи со спецификой групп новостей, практически в каждом сообщении вы увидите цитирование. Некоторые детали вас могут удивить.

Из заголовка сообщения вы можете узнать (по порядку): его тему, отправителя, а также дату отправки. По умолчанию сообщения отсортированы по возрастанию даты. То есть самое старое сообщение находится сверху. Сортировку легко изменить. Для этого щелкните, например, по полю Отправлено (Sent) — сообщения будут пересортированы в обратном порядке, т. е. самое новое сообщение будет находиться вверху. Аналогично можно расположить сообщения по алфавиту, имени автора. Как можно заметить из рис. 15.9, вы можете предварительно просматривать сообщения в специальной панели. Там же можно посмотреть адрес отправителя (поле От (From)), а также тему (Тема (Subject)). Для того чтобы просмотреть сообщение в отдельном окне, дважды щелкните по его названию. Новое окно (рис. 15.10) позволяет с большим удобством читать сообщение.

Рис. 15.10. Окно просмотра сообщения

Одним их преимуществ такого просмотра является возможность узнать дополнительную информацию о сообщении:

От (From). В данном поле можно узнать, увидеть полное имя отправителя (если он его указал).
Организация (Organization), в которой работает отправитель. Замечу, что указывать название организации и других данных о себе — дело добровольное.
Дата (Date) — дата отправки сообщения.
Группы новостей (Newsgroups), в которое данное сообщение было отправлено.
Тема (Subject) — тема сообщения.
Также в данном режиме вы можете изменить параметры просмотра сообщения.

Для того чтобы изменить размер шрифта, воспользуйтесь меню Вид (View). В нем выберите Шрифт (Text size). Самый большой по размеру шрифт находится сверху, самый маленький — снизу. Из меню Вид (View) вы также можете поменять кодировку сообщения. Например, на Windows 1251. Хотя стандартом де-факто для сети FIDO является КОИ8-Р, попадаются определенные люди, пишущие в альтернативных кодировках. Поэтому смена ее (кодировки) может оказаться кстати.

Outlook Express позволяет осуществить мониторинг флейма -- разговора. Для этого из меню Сообщение (Message) выберите команду Посмотреть обсуждение (Watch conversation).

Из основного окна вы можете выбрать сообщение или флейм, а затем пометить его как прочитанный. Для этого воспользуйтесь контекстным меню.

Создание сообщений


Для создания нового сообщения нажмите кнопку Создать (New Post) на основной панели Microsoft Outlook Express. В новом-окне (рис. 15.11) вы можете ввести текст сообщения.

Для начала выберите формат. Рекомендовано использовать Обычный текст (Plain Text), т. к. не все news-клиенты поддерживают отображения сообщений с HTML-разметкой. Чтобы изменить формат на простой текст, из меню Формат (Format) выберите команду Обычный текст (Plain Text). В том же меню вы можете задать кодировку текста. Настоятельно рекомендую -КОИ8-Р.

В поле Группы новостей (Newsgroup) вы должны ввести группу или несколько групп новостей. Вы можете сделать это вручную. Если текст печатать не хочется, можно воспользоваться функцией автоматического ввода имени. Для этого нажмите кнопку Группы новостей (Newsgroup). В появившемся окне (рис. 15.12) вы можете выбрать группы новостей, в которые данное сообщение будет отправлено. Для этого из списка слева выберите нужные news-группы и нажмите кнопку Добавить (Add). По умолчанию в списке

Рис. 15.11. Окно Создать сообщение

Рис. 15.12. Окно Выбор групп новостей...

слева отображаются только те группы новостей, на которые вы подписаны. Нажмите кнопку Отображать только те группы... (Show only subscribed groups), для того чтобы все имеющиеся группы новостей были отображены.

В поле Копия (СС) вы также можете указать адреса e-mail. Соответственно сообщение будет автоматически отправлено и в группу новостей, и обладателям e-mail. Одним из важнейших полей является Тема (Subject). Стоит правильно и корректно формулировать вопрос, реплику, что поможет сохранить и ваше время, и время другим пользователям. Например, сообщение, не имеющее темы, будет скорее всего проигнорировано.

В режиме работы с сообщениями для групп новостей вы можете воспользоваться стандартными функциями Outlook Express. Например, проверкой орфографии.

Рис. 15.13. Окно ответа на сообщение

В некоторых группах новостей принято обмениваться не только текстовой информацией, а, например, картинками или программами. Вот почему функция приложения файла, имеющаяся в Outlook Express, кажется далеко не лишней. Например, для того чтобы приложить файл к сообщению, достаточно нажать кнопку Вложить (Attach) на основной панели почтового клиента. Затем при помощи специальной оболочки найти файл, который вы хотите приложить, и нажать кнопку Вложить (Attach).

Для отправки сообщения достаточно нажатия кнопки Отправить (Send) (самая левая на основной панели).

Outlook Express также позволяет отвечать на сообщение других пользователей. Причем вы можете написать как письмо отправителю, так и сообщение в ветку, т. е. адресатам, относящимся к одной группе.

Для того чтобы отправить ответ в ветку, в окне просмотра сообщения нажмите кнопку Ответить в группу (Reply Group). В появившемся окне (рис. 15.13) вы видите текст предыдущего сообщения и как Ъы продолжаете участие в обсуждении. Например, вы можете вставить свои комментарии между строк, либо разместить их вверху или внизу сообщения. При желании, можно также изменить тему. Для отправки сообщения нажмите кнопку Отправить (Send).

Рекомендации


Здесь я решил привести некоторые рекомендации по работе с сообщениями, на что стоит обратить внимание перед отправкой сообщения.

Прочитайте правила соответствующих групп новостей Chartas/Netiquette)! Правила для MS-групп находятся на сайте www.eu.microsoft.com/germany /support/userhuser/netikette.htm: общепринятые во всем Usenet, например, здесь: http://home.pages.de/~gerlo/dni/ или в группах: news:de.newusers.mfos и news:de.newusers.questions.
Сначала осмотритесь, что происходит в группе.
Проверьте, перед тем, как повторять вопрос, не поступил ли уже на него ответ.
Задавайте вопрос, не относящийся к обсуждаемой теме, не в цепочке сообщений (Thread или Diskussionsfaden), а начинайте новый Thread.
По возможности, задавайте только один вопрос в сообщении. Если вы хотите задать несколько вопросов, создавайте для каждого вопроса отдельное сообщение.
Задавайте вопрос только в одной группе — избегайте одновременной отправки вопроса в несколько групп (crossposting).
Если в исключительных случаях кросспостинга не избежать, устанавливайте флажок Отвечать в... (Follow-Up To) только в одну группу. Это правило действует и при ответах. В открытом сообщении из меню Вид нужно выбрать команду Все заголовки и в поле Отвечать в... (Follow-Up То) выбрать или внести "одну" группу новостей, В конце сообщения указывайте, что установлен флажок Отвечать в... (Follow-Up To).
Квотируйте (цитируйте) не все сообщения, а только пункт, на который отвечаете. Ответ пишите "под" цитируемым вопросом/высказыванием.
Перепроверьте в папке Исходящие (Outbox) "перед" окончательной отправкой сообщений, правильно ли программа Outlook Express перенесла строки, и исправьте при необходимости. Ни в коем случае не посылайте прикрепленные файлы (графика, программы) в дискуссионную группу! Для этого существуют специальные группы, например news:de.alt.dateien.misc.